ISO 9001

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

 

ISO 9000 là gì ? 

 

+  ISO 9000 là tên gọi chung của bộ tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng  ( quality Managemnet System )do tổ chức Tiêu Chuẩn  Quốc Tế ( ISO) ban hành để giúp các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao chất lượng, uy tín và hiệu quả hoạt động, làm cơ sở cho phát triển bền vững. Bộ tiêu chuẩn này gồm các tiêu chuẩn chính như sau: 

    –   ISO 9001:2015 Hệ thống quản lí chất lượng – các yêu cầu

    –  ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng

    –  ISO 9002:2016 Hệ thống quản lý chất lượng – hướng dẫn áo dụng ISO 9001:2015

    –   ISO 9004:2019 Quản lý tổ chức thành công bền vững – Phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng

    –   ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý .

 

+  ISO 9001 là tiêu chuẩn quy định cụ thể và yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng tại các tổ chức, doanh nghiệp. Tiêu chuẩn này dùng để xây dựng và đánh giá, cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng cho hàng triệu tổ chức , doanh nghiệp trên toàn thế giới trong thời gian qua.

+  Được ban hành lần đầu tiên vào năm  1987, tiêu chuẩn này đã qua các kỳ sữa đổi vào các năm 1994, 2000, 2008 và tiêu chuẩn hiện  hành là ISO 9001:2015. Tiêu chuẩn này được dịch sang tiếng Việt và ban hành thành tiêu  chuẩn quốc gia, kí hiệu là  TCVN ISO 9001:2015

+  Các yêu cầu của tieeuc huẩn  ISO 9001:2015 được quy định một cách khái quát để có thể áp dụng cho mọi tổ chức, doanh nghiệp, không phân biệt loại hình, quy mô hoặc sản phẩm, dịch vụ cung cấp.

+  NGoài tiêu chuẩn  ISO 9001:2015, một số lĩnh vực chuyên ngành còn ban hành tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng riêng cho kĩnh vực của mình như: 

    –   IATF 16949 Hệ thống quản lý chất lượng chuyên ngành ô tô

    –   TL 9001  Hệ thống quản lý chất lượng chuyên ngành viễn thông

    –   AS 9100 Hệ thống quản lý chất lượng hành hàng không, vũ trụ và quốc phòng

    –   ISO 13485 Hệ thống quản lý chất ượng chuyên ngành thiết bị y tế 

    –   ISO/TS 29001 Hệ thống quản lý chất lượng ngành Công nghiệp dầu mỏ, hóa dầu và  khí tự nhiên

+  Tiêu chuẩn  ISO 9001:2015 được ban hành vào tháng 9 năm  2015, tổ chức, doanh nghiệp có chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 sẽ hết hiệu lực sau 3 năm kể từ ngày  ISO 9001:2015 được ban hành. Như vậy, các tổ chức, doanh nghiệp hiện đã được chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo  ISO9001:2008  và có mong muốn duy trì hệ thống chuyển đổi sang ISO 9001:2015 chậm nhất vào tháng 9 năm  2018. Việc cập nhật theo tiêu chuẩn iso 9001:2015 tạo cơ hội để các tổ chwusc , doanh nghiệp rà soát và đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng của mình phù hợp với các ưu tiên chiến lược của tổ chức.

Lợi ích khi áp dụng ISO 9001

+  Để duy trì khách hàng, tổ chức, doanh nghiệp phải đáp ứng các yeu cầu của khách hàng. ISO 90015:2015 cung cấp một hệ thống đã được trải nghiệp ở quy mô toàn cầu để thực hiện phương pháp quản lý có hệ thống đối với các quá trình trong mộ tổ chức , từ đó tạo ra sản phẩm đáp ứng một cách ổn định các yêu cầu và mong đợi của khách hàng. Tổ chức sẽ đạt được những lợi ích sau đây khi thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng  ISO 9001 :2015:

+  Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc.

+  Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc.

+  Phòng ngữa sai lỗi, giảm thiểu công việc làm lại từ đó nâng cao năng xuất, hiệu quả làm việc.

+  Phân định rõ ranfgtrasch nhiệm, quyền hạn trong tổ chức.

+  Hệ thống văn bản quản lý chất lượng và phương tiện đào tạp, chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm.

+  Giúp cải tiến thường xuyên chất lượng các quá trình và sản phẩm.

+  Tạo nền tảng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

+  Nâng cao uy tín, hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp.  

Quy trình xây dựng và áp dụng  ISO 9001

1.Giai đoạn chuẩn bị   

–  Hướng dẫn lập ban chỉ đạo ISO và nhóm dự án của tổ chức/doanh nghiệp.

–  Kháo sát thực trạng của doanh nghiêp so với các yêu cầu ISO9001:2015

–   Đào ” Nhận thức chung và phương pháp xây dựng HTQLCL theo ISO 9001 : 2015.

–   Đào tạo phương thức xây dựng các văn bản của HTQLCL 

2. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

–  Xác định bối cảnh hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp và các rủi  ro có thể gặp phải.

–  Thiết lập chính sách và các mục tiêu chất lượng.

–   Phân tích và cải tiến các quá trình hiện có theo các nguyên tắc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

–   Xây dựng bổ sung các quá trình còn thiếu so với  yêu cầu của  ISO 9001:2015

–   Xây dựng hệ thống văn bản giúp việc duy trì và kiểm soát, điều hành các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng.

3. Tổ chức áp dụng hệ thống quản lsy chất lượng.

–  Phổ biến, hướng dẫn áp dụng các quy định của hệ thống quản lý chất lượng đến các đơn vụ có liên quan.

–  Đào tạo độingủ chuyên gia đánh giá nội bộ.

–  Tổ chức rà soát , đánhgiá nội bộ để cải tiến, hoàn thiện hệ thống

4. Đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 

–  Lựa chọn tổ chức đánh giá chứng nhận phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

–  Tổ chức đánh giá thử ( nếu cần)

–   Cùng với tổ chức chứng nhận đã lựa chọn tổ chức cuộc đánh giá chứng nhận.

–   Thực hiện các hành động khắc phục sau đánh giá chứng nhận ( nếu có);

–   Nhận chứng chỉ  ISO 9001 :2015

5. Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng  ISO 9001 :2015 

–  Lập kế hoạch duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng hàng năm.

–  Tổ chức đào tạo về ISO 9001 : 2015 và các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng khi có nhân viên mới, thanh đổi vị trí công tác…

–   Sữa đổi, cải tiến  hệ thóng quản lý chất lượng mỗi khi có thanh đổi và áp dụng nguyên tắc định kỳ rà soát, cập nhật các quy định của hệ thống quản lý chất lượng ( 2-3 năm/lần)

–   Nghiên cứu, áp dụng các công cụ cải tiến khác để nâng cao hiệu quả tổng thể của hệ thống và hoạt động sản xuất, kinh daonh của doanh nghiệp như: 5S, Kaizen, Quản lý tinh gọn Lean, Lean 6 Sigma, Duy trì hiệu suất tổng thể ( TPM), Hệ thống chỉ số hoạt động chính ( KPI ), Mô hình nhóm huấn luyện ( TWI )..

Một tổ chức hỗ trợ chuyên nghiệp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc rút ngắn thời gian tiến tới chứng nhận, giúp các doanh nghiệp đi đúng hướng và tránh được những tác động tiêu cực do tiến hành những hoạt động lãng phí, kém hiệu quả Áp dụng ISO 9000 cho một tổ chức sẽ tiến hành theo 8 bước.

    Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Lãnh đạo cần thấu hiểu ý nghĩa của ISO 9000 trong việc phát triển tổ chức, định hướng các hoạt động, xác định mục tiêu và các điều kiện áp dụng cụ thể

    Bước 2: Lập ban chỉ đạo dự án ISO 9000. Việc áp dụng ISO 9000 là một dự án lớn, vì vậy  cần có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.

    Bước 3: Ðánh giá thực trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn. Cần rà soát các hoạt động theo định hướng quá trình, xem xét yêu cầu nào không áp dụng và mức độ đáp ứng hiện tại của các hoạt động trong doanh nghiệp. Việc đánh giá này làm cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay bổ sung để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết

    Bước 4: Thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất lượng . Hệ thống tài liệu phải được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và các yêu cầu điều hành của doanh nghiệp bao gồm:

+  Sổ tay chất lượng

+  Các qui trình và thủ tục liên quan

+  Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết  

Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo các bước:

+  Phổ biến để mọi nhân viên nhận thức đúng, đủ về ISO 9000

+  Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn đã xây dựng

+  Xác định rõ trách nhiệm , quyền hạn liên quan đến từng quá trình, qui trình cụ thể  

  Bước 6: Ðánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm:

+  Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệ thống và tiến hành các hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết

+  Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Doanh nghiệp có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức Chứng nhận nào để đánh giá và cấp chứng chỉ vì mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp

+  Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sẵn sàng của hệ thống chất lượng cho đánh giá chứng nhận. Hoạt động này thường do tổ chức Chứng nhận thực hiện.

    Bước 7: Đánh giá chứng nhận do tổ chức Chứng nhận tiến hành để đánh giá tính phù hợp của hệ thống theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 và cấp chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩnBước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. Sau khi khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận, doanh nghiệp cần tiếp tục duy trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để không ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp nên sử dụng tiêu chuẩn ISO 9004 để cải tiến hệ thống chất lượng của mình.   Tổng số điểm của bài viết là: 18 trong 4 đánh giá.

 


Khái quát ISO 9000

 

+   Trong xu thế phát triển và hội nhập kinh tế, vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm và dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Ðể đạt được điều này, tại các nước phát triển, các doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và xin được cấp chứng chỉ phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9000.

+  Thời gian qua, các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức được tầm quan trọng này.
+   Một số doanh nghiệp đã áp dụng thành công và được cấp chứng chỉ phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9000 . Ðiều này mang lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp, góp phần cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng mức tiêu thụ sản phẩm cũng như nâng cao uy tín đối với khách hàng.

+  Công ty TNHH Tư vấn Quản lý Miền Trung , một tổ chức tư vấn chuyên nghiệp với đội ngũ chuyên viên tận tình, được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm, am hiểu công nghệ sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và nắm vững ISO 9000 , có thể cùng với các Doanh nghiệp tiến hành triển khai việc tìm hiểu, áp dụng và xin cấp chứng chỉ ISO 9000 

Nội dung cơ bản của ISO 9000

+  ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn do Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (International Standard Organization) ban hành, nhằm đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng có thể áp dụng rộng rãi và hiệu quả trong mọi tổ chức với mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.

+  ISO 9000 nêu lên các yêu cầu cho doanh nghiệp để đảm bảo quản lý có tính chiến lược và tính hệ thống.

+  ISO 9000 đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng: Chính sách và biện pháp chỉ đạo chất lượng; thiết kế và triển khai sản xuất; kiểm soát quá trình cung ứng nguyên vật liệu, kiểm soát các công đoạn công nghệ; kiểm soát quá trình dịch vụ và tiêu thụ sản phẩm; quản lý nhân sự, tài liệu và đánh giá chính xác tình hình nội bộ;

+  Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 không phải là bộ tiêu chuẩn về sản phẩm mà là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng, do vậy chứng nhận là chứng nhận cho hệ thống.

Ðiều kiện cần để áp dụng ISO 9000

1. Lãnh đạo doanh nghiệp – Điều kiện tiên quyết:

– Quyết tâm và chỉ đạo chặt chẽ quá trình triển khai áp dụng ISO 9000

– Nắm chắc nội dung cơ bản của bộ tiêu chuẩn ISO 9000  .

– Hoạch định chính sách, mục tiêu chất lượng, phạm vi thực hiện.

– Cử thành viên trong Ban lãnh đạo phụ trách chương trình.

– Cung cấp đủ nguồn lực cần thiết để đào tạo và triển khai.

2. Thành viên của Doanh nghiệp – Yếu tố quyết định:

– Hiểu được ý nghĩa,mục đích của quản lý chất lượng.

– Ý thức được trách nhiệm của mình trong công việc được giao.

– Chấp hành nghiêm chỉnh các qui định đối với công việc cụ thể.

3. Trình độ công nghệ, thiết bị:

– Có đủ khả năng sản xuất ra sản phẩm đạt chất lượng yêu cầu.

– Có khả năng kiểm soát các thông số ảnh hưởng đến chất lượng.

– Đáp ứng các qui định của Nhà nước, của Ngành.

4. Chuyên gia tư vấn:

– Có khả năng và kinh nghiệm trong triển khai tư vấn áp dụng ISO 9000  .

– Có công nghệ tư vấn bài bản, phù hợp và có tính thuyết phục.

– Có lực lượng chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

Các bước thực hiện để áp dụng ISO 9000

1. Soạn thảo hệ thống tài liệu.

2. Áp dụng có hiệu quả theo hệ thống tài liệu đã viết.

3. Kiểm tra, điều chỉnh lại những gì làm chưa phù hợp, chưa hiệu quả.

4. Lưu trữ bằng chứng của việc thực hiện.

5. Thu thập, xử lý thông tin.

6. Cải tiến hệ thống, nâng cao khả năng cạnh tranh.

4 quy tắc xây dựng ISO 9000

– Viết ra những gì cần phải làm

– Làm đúng những gì đã viết, viết lại thành hồ sơ những gì đã làm.

– Đánh giá những gì đã làm so với những gì đã viết ra.

– Tiến hành khắc phục và xây dựng biện pháp phòng ngừa.

Một số khó khăn thường gặp khi triển khai ISO 9000

1. Phải thay đổi những thói quen cũ chưa tốt bằng thói quen mới tốt hơn:

Doanh nghiệp thường gặp phải trở ngại do sức ì tâm lý không muốn thay đổi, và thói quen lâu đời đã ăn sâu vào tiềm thức.

2. Xây dựng hệ thống tài liệu và triển khai áp dụng:

– Việc ghi lại những gì đang làm một cách có hệ thống khá phức tạp (nên thường cần có sự hỗ trợ của chuyên gia tư vấn).

– Việc xây dựng thói quen thực hiện có kế hoạch, tuân thủ các qui định và ghi lại những gì đã làm là một công việc tốn nhiều công sức, thời gian.

3. Vai trò của lãnh đạo:

+  Khó khăn trong việc:

–  Phân công rõ trách nhiệm – quyền hạn của từng vị trí và sự phối hợp giữa các bộ phận. 

–  Cung cấp nguồn lực: Thời gian, đào tạo, sự hợp tác.

–  Kiểm soát, duy trì hệ thống thường xuyên.

 


Tại sao lại nên áp dụng ISO 9001

 

+  Việt Nam, hầu hết các doanh nghiệp quản trị chủ yếu dựa vào kết quả tài chính, hay quản trị theo mục tiêu MBO (Managerment by objective). Theo phương pháp này, lợi nhuận là chỉ tiêu cao nhất, lợi nhuận được tạo ra do giảm chi phí và tăng doanh thu. Do vậy nhiều doanh nghiệp chỉ chú ý đến giảm chi phí, tăng doanh thu mà chưa thực sự quan tâm đến lợi ích của khách hàng, do vậy mà mối liên hệ với thị trường rất lỏng lẻo, khó kiểm soát, không ổn định.

+  Theo cách này, lãnh đạo có nhiệm vụ ra chỉ thị, theo dõi giám sát và thưởng phạt.Bất kỳ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào cũng cần phải có xây dựng một hệ thống quản lý. Dù doanh nghiệp có ISO 9001 hay các tiêu chuẩn khác hay không thì tổ chức đó vẫn tồn tại một hệ thống quản lý của mình. Vấn đề là làm sao vận hành hệ thống quản lý ấy một cách trơn tru, hiệu quả, ít đau đầu và nhà quản lý có thời gian để thực hiện các niềm đam mê khác của mình ngoài tổ chức.

+  Để giải quyết vấn đề đó nhà quản lý có nhiều hệ thống, kiến thức, lý thuyết để tiếp cận. Tuy nhiên, cách tiếp cận một hệ thống quản lý mà được nhiều tổ chức thừa nhận, phổ biến đó chính là hệ thống quản lý theo ISO 9001.

+  Khi áp dụng quản lý doanh nghiệp theo ISO 9001 giúp nhà quản lý giải quyết được hai vấn đề cơ bản trong quản lý đối với nội bộ và bên ngoài như sau:

Nội bộ:
+  Giúp cho việc quản lý điều hành trong công ty dễ dàng hơn thông qua việc xây dựng các mục tiêu, kế hoạch, các chuẩn mực hoạt động.
+  Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh trong công ty.
+  Xây dựng các qui trình, hướng dẫn, mẫu biểu chuẩn để quản lý các nghiệp vụ phát sinh

Bên ngoài:
+  Thông qua việc xác định các yêu cầu của công ty
+  Chuẩn mực để thực hiện việc yêu cầu của khách hàng để có thể cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt hơn, thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng
+  Quảng bá hình ảnh, thương hiệu sản xuất kinh doanh hội nhập với khu vực và thế giới.
+  Số liệu sau đây thống kê các chứng chỉ chứng nhận phát hành cho thấy ISO 9001 ngày càng được tin cậy và áp dụng trên toàn thế giới và tại Việt Nam.